Halo, Dok. Sebagai mitra bagi banyak pemilik dan pengelola klinik, kami tahu betul rasanya ketika mendengar kata "akreditasi". Sering kali perasaan semangat untuk meningkatkan mutu pelayanan bercampur aduk dengan kecemasan melihat tumpukan dokumen SOP yang harus disiapkan. Apalagi di era Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) saat ini, akreditasi adalah "nyawa" bagi keberlangsungan operasional klinik kita. Salah satu pertanyaan yang paling sering mampir ke telinga kami dari rekan-rekan sejawat yang baru mendirikan klinik atau yang sedang sibuk praktik adalah: "Sebenarnya, akreditasi klinik berapa tahun sekali harus dilakukan?" Pertanyaan ini terdengar sederhana, Dok, namun jawabannya sangat krusial karena menyangkut validitas izin operasional dan kontrak kerja sama klinik Dokter dengan BPJS Kesehatan. Keterlambatan sedikit saja bisa berakibat fatal pada arus kas klinik.

Mari kita bedah regulasinya secara jernih ya, Dok. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan (PMK) Nomor 34 Tahun 2022, masa berlaku sertifikat akreditasi kini ditetapkan selama 5 (lima) tahun. Ini adalah perubahan yang cukup melegakan jika kita bandingkan dengan regulasi-regulasi lama. Artinya, jika klinik Dokter dinyatakan lulus akreditasi Paripurna tahun ini, Dokter memiliki waktu lima tahun ke depan untuk fokus menjaga mutu pelayanan sebelum harus menjalani survei ulang. Perpanjangan masa berlaku ini memberikan "napas" yang lebih panjang bagi manajemen klinik untuk melakukan perbaikan berkelanjutan tanpa merasa dikejar-kejar survei setiap tahun. Tapi ingat Dok, jangan terlena. Lima tahun adalah waktu yang lama, dan tanpa pemeliharaan sistem mutu yang konsisten, standar klinik bisa merosot jauh sebelum masa akreditasi habis.

Lantas, kapan akreditasi klinik sebaiknya mulai dipersiapkan? Jawabannya tergantung pada status klinik Dokter saat ini. Jika Dokter baru saja membuka klinik dan izin operasional baru keluar, regulasi memang memberi waktu, namun realitas bisnis berkata lain. Jika target pasar Dokter adalah pasien BPJS, maka jawaban untuk kapan akreditasi klinik dilakukan adalah: sesegera mungkin. Idealnya, 3 sampai 6 bulan setelah klinik beroperasi efektif. Mengapa? Karena surveyor butuh data rekam jejak pelayanan (bukti telusur), dan BPJS mewajibkan sertifikat akreditasi sebagai syarat mutlak credentialing (kerja sama). Jangan menunggu sampai dua tahun seperti batas maksimal regulasi jika Dokter ingin segera mendapatkan PKS (Perjanjian Kerja Sama) dengan BPJS.

Bagi Dokter yang kliniknya sudah berjalan dan akan melakukan reakreditasi (perpanjangan), perhitungannya harus lebih taktis. Kesalahan umum yang sering kami temui di lapangan adalah rekan sejawat baru mulai "gerak" satu bulan sebelum sertifikat kedaluwarsa. Jujur saja, Dok, ini strategi yang sangat berisiko. Proses akreditasi melibatkan pihak ketiga, yaitu Lembaga Penyelenggara Akreditasi (LPA), yang jadwal surveinya sering kali penuh. Belum lagi proses verifikasi dokumen di sistem DFO (Data Fasyankes Online) Kemenkes yang kadang memakan waktu. Saran kami, mulailah membentuk tim akreditasi dan melakukan self-assessment setidaknya 6 bulan sebelum masa berlaku sertifikat habis. Ajukan permohonan survei ke LPA minimal 3 bulan sebelum tanggal kedaluwarsa. Ingat Dok, jika sertifikat mati walau sehari, status akreditasi gugur, dan BPJS berhak memutus pembayaran klaim atau kapitasi sampai sertifikat baru terbit. Tentu kita tidak ingin cashflow terganggu gara-gara masalah administrasi, bukan?

Selain masalah waktu, memahami siklus lima tahunan ini penting untuk perencanaan anggaran Dokter. Biaya akreditasi tidak murah, mencakup biaya survei ke LPA, perbaikan sarana prasarana, hingga pelatihan staf. Dengan mengetahui siklusnya lima tahun, Dokter bisa menyisihkan dana cadangan (sinking fund) bulanan. Jadi, saat tahun kelima tiba, beban finansial klinik tidak akan terasa berat. Siklus ini juga momen yang pas untuk mengevaluasi Rencana Strategis (Renstra) klinik Dokter. Apakah visi misi yang dibuat lima tahun lalu masih relevan?

Sebagai penutup, jawaban pasti atas pertanyaan akreditasi klinik berapa tahun sekali adalah setiap lima tahun. Namun, proses menjaga mutunya adalah pekerjaan rumah kita setiap hari, setiap jam, dan setiap kali pasien datang berobat. Jangan jadikan akreditasi sebagai beban lima tahunan yang menakutkan, tapi jadikanlah budaya kerja. Dengan memahami jadwal yang tepat dan tahu persis kapan akreditasi klinik harus diajukan—baik untuk baru maupun perpanjangan—Dokter bisa menyusun strategi operasional yang tenang dan terukur. Semangat terus melayani ya, Dok! Klinik yang bermutu adalah klinik yang melayani dengan hati dan tertib pada regulasi.