Halo, Dok. Melihat tumpukan status kartu pasien (medical record) yang memenuhi lemari arsip praktik memang sering menimbulkan dilema. Di satu sisi, regulasi pemerintah mewajibkan integrasi SATUSEHAT melalui RME. Di sisi lain, memindahkan ribuan data pasien dari kertas ke komputer terdengar seperti misi mustahil yang akan mengacaukan ritme kerja Dokter.

Banyak dokter takut bahwa proses migrasi ini akan membuat mereka sibuk menatap layar laptop dan kehilangan eye-contact dengan pasien, atau membuat waktu tunggu pasien menjadi lama. Tenang, Dok. Kuncinya bukan pada kecepatan memindahkan data, melainkan pada strategi prioritas. Dokter tidak perlu memindai (scan) ribuan berkas sekaligus.

Berikut adalah strategi migrasi "halus" yang bisa Dokter terapkan agar pelayanan tetap prima:

1. Tetapkan "Cut-Off Date" (Tanggal Batas)

Jangan mencoba memindahkan data masa lalu secara rapel. Tetapkan satu tanggal, misalnya 1 Februari 2026, sebagai hari "Go Digital".

• Mulai Tanggal Tersebut: Semua pasien baru yang mendaftar wajib langsung diinput ke RME. Jangan buat kartu status kertas lagi untuk mereka.
• Untuk Pasien Lama: Lakukan input data hanya saat mereka datang berobat kembali (On-Demand Migration).

2. Strategi "Cicil Data" pada Pasien Lama (Active Patient Only)

Ini adalah rahasia agar alur tidak macet. Jangan memindahkan seluruh riwayat medis pasien setebal 10 cm. Saat pasien lama datang kembali setelah tanggal Cut-Off:

• Tugas Admin (Sebelum Masuk Ruang Periksa): Minta staf admin/perawat untuk menarik kartu status lama. Input data demografi (Nama, NIK, Alamat, No HP) ke sistem RME saat pasien mendaftar.
• Tugas Dokter (Di Ruang Periksa): Dokter tidak perlu mengetik ulang semua riwayat penyakit dari tahun 2010. Cukup input "Ringkasan Medis Penting" ke dalam RME, yang meliputi:
• Riwayat Alergi (Wajib).
• Penyakit Kronis (Hipertensi, Diabetes, dll).
• Riwayat Operasi.
• Obat-obatan rutin yang sedang dikonsumsi.
• Arsip Lama: Setelah ringkasan penting diketik, simpan kembali kartu status kertas tersebut di gudang arsip pasif. Ke depannya, Dokter hanya akan melanjutkan pencatatan di RME.

3. Gunakan Fase Hybrid (Transisi 1-3 Bulan)

Jangan langsung membuang pulpen Dokter. Dalam 3 bulan pertama, wajar jika Dokter merasa canggung.

• Bawalah kartu status lama pasien ke meja periksa sebagai referensi bacaan, tapi lakukan pencatatan diagnosa dan resep hari ini langsung di komputer/tablet.
• Jika Dokter sedang sangat terburu-buru atau pasien membludak, catat poin penting di kertas kecil dulu, lalu input ke RME saat jeda antar pasien atau saat praktik selesai (back-entry). Namun, pastikan resep elektronik tetap terinput agar stok obat di apotek sinkron.

4. Manfaatkan Fitur "Voice-to-Text" atau Template

Salah satu hambatan terbesar adalah kecepatan mengetik yang kalah cepat dibanding menulis tangan. Solusinya:

• Pilih software RME yang memiliki fitur Template SOAP (Subjective, Objective, Assessment, Plan) untuk penyakit umum. Misal untuk ISPA, Dokter tinggal klik template, lalu sesuaikan sedikit suhunya. Ini jauh lebih cepat daripada menulis tangan.
• Gunakan fitur pendiktean suara (voice typing) jika Dokter lebih nyaman berbicara. Teknologi ini sudah sangat akurat mengenali istilah medis.

5. Jangan Musnahkan Arsip Kertas Seketika

Sesuai aturan Permenkes, rekam medis harus disimpan sekurang-kurangnya 5 tahun (atau sesuai regulasi terbaru).

• Jangan buru-buru menghancurkan kertas lama. Kelompokkan menjadi Arsip Aktif (pasien rutin) dan Arsip Inaktif (pasien yang sudah >2 tahun tidak datang).
• Fokuskan digitalisasi hanya pada Arsip Aktif. Arsip Inaktif biarkan saja di gudang sampai masa retensinya habis, kecuali pasien tersebut tiba-tiba datang lagi.

Kesimpulan: Mulai dari yang Datang Hari Ini

Dok, digitalisasi itu seperti lari maraton, bukan lari sprint. Tidak perlu ambisius memindahkan data 10 tahun ke belakang dalam semalam. Dengan metode "Pasien yang Datang, Itu yang Didigitalkan", beban kerja Dokter akan terdistribusi secara alami.

Dalam waktu 6 bulan hingga 1 tahun, tanpa Dokter sadari, 80-90% data pasien aktif Dokter sudah berpindah ke sistem digital dengan sendirinya tanpa harus menutup praktik atau lembur sampai pagi. Mulailah langkah kecil ini demi keamanan data dan kemudahan praktik Dokter di masa depan.